Databehandleraftale

Databehandleraftale

i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3

1. Parterne

Denne databehandleraftale ("Aftalen") er indgået mellem nedenstående virksomhed ("Dataansvarlig") og MobilCenter Midt ApS, CVR 35237240, Fabrikvej 7, 8800 Viborg ("Databehandleren").

2. Omfattede ydelser

Aftalen regulerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af Dataansvarlig i forbindelse med levering, drift og support af de ydelser, Dataansvarlig til enhver tid har bestilt hos Databehandleren, herunder:

Ydelser, der tilføjes senere, omfattes af Aftalen fra det tidspunkt, de bestilles, uden at Aftalen skal underskrives på ny.

3. Formål og karakter af behandlingen

Databehandleren behandler alene personoplysninger for at kunne levere, drive, administrere og supportere de omfattede ydelser, herunder oprettelse, ændring og nedlukning af brugere, opsætning og konfiguration, fejlfinding og teknisk support samt håndtering af trafik-, opkalds- og systemdata efter Dataansvarligs instruks. Behandlingen sker ved adgang til leverandørernes administrationsportaler og – i supportsituationer – ved adgang til data i Dataansvarligs systemer.

4. Personoplysninger og registrerede

4.1 Kategorier af registrerede

• Dataansvarligs medarbejdere, ledelse og eventuelle eksterne brugere af løsningerne
• Dataansvarligs kunder, leverandører og samarbejdspartnere, der kommunikerer med Dataansvarlig via telefoni, mail eller Teams – herunder personer, der ringer til eller bliver ringet op af Dataansvarlig

4.2 Typer af personoplysninger – generelt

• Navn, jobtitel, e-mailadresse, telefonnummer, bruger-ID'er og login-/sikkerhedsoplysninger

4.3 Erhvervstelefoni (Telavox)

• Kald- og trafikdata (nummer, tidspunkt, varighed, retning), kø- og routingoplysninger, profil- og systemindstillinger
• Voicemails og eventuelle transskriptioner af voicemails
• Lydoptagelser af samtaler (virksomhedsoptagelse og personlig optagelse), når funktionen er aktiveret
• Transskriptioner, AI-genererede resuméer/referater, handlingspunkter og emneanalyse af optagede samtaler (Telavox AI Assist), når funktionen er aktiveret
• Indholdet af samtaler kan omfatte alle typer oplysninger, som deltagerne udveksler, herunder i sjældne tilfælde følsomme oplysninger

4.4 Microsoft 365

• E-mails og mailmetadata, kalender- og kontaktoplysninger, dokumenter i OneDrive og SharePoint, Teams-filer, -chat og -møder, licens-, login- og sikkerhedsoplysninger samt aktivitetslogs

4.5 Endpoint-sikkerhed (Bitdefender)

• Enhedsoplysninger (navn, OS, IP-adresse), sikkerhedsstatus og trusselslogs, brugeroplysninger knyttet til enheder samt politikkonfigurationer

4.6 Følsomme oplysninger

Databehandleren forventer ikke at behandle følsomme personoplysninger, men kan utilsigtet få adgang til sådanne gennem fx mails, dokumenter, Teams-kommunikation eller samtaleoptagelser. Det sker kun efter instruks fra Dataansvarlig og i forbindelse med support.

5. Instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Dataansvarlig, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller national ret. Instruks kan gives via e-mail, supportsag, telefonisk efterfulgt af skriftlig bekræftelse, eller ved den adgang Dataansvarlig tildeler Databehandleren. Aktivering af tilvalgsfunktioner (fx samtaleoptagelse og AI-funktioner) betragtes som en instruks. Databehandleren underretter straks Dataansvarlig, hvis en instruks efter Databehandlerens opfattelse er i strid med databeskyttelsesreglerne.

6. Databehandlerens forpligtelser

• Fortrolighed: Kun autoriserede medarbejdere har adgang til personoplysninger, og alle medarbejdere er underlagt fortrolighedspligt.
• Sikkerhed (art. 32): MFA på administrative konti, krypterede forbindelser, rollebaseret adgangskontrol, logning af administrative handlinger, begrænsning af adgange efter formål, dataminimering i supportopgaver og interne procedurer for datasikkerhed.
• Bistand til de registreredes rettigheder: Databehandleren bistår inden for rimelighedens grænser Dataansvarlig med at besvare anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet, i det omfang Dataansvarlig ikke selv kan håndtere dem i leverandørernes portaler.
• Bistand i øvrigt (art. 32–36): Databehandleren bistår Dataansvarlig med sikkerhed, anmeldelse af brud, konsekvensanalyser og forudgående høringer under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, Databehandleren råder over.
• Brud på persondatasikkerheden: Databehandleren underretter Dataansvarlig uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet bekendt med et brud, der vedrører Dataansvarligs oplysninger, og bistår med de oplysninger, der er nødvendige for Dataansvarligs anmeldelse til Datatilsynet.

7. Underdatabehandlere

Dataansvarlig giver en generel godkendelse af, at Databehandleren anvender de underdatabehandlere, der fremgår af Bilag 1. Tilvalgsunderdatabehandlere i Bilag 1 anvendes kun, når Dataansvarlig har bestilt eller aktiveret den pågældende funktion. Databehandleren varsler Dataansvarlig skriftligt mindst 30 dage før tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere; Dataansvarlig kan gøre indsigelse inden fristen. Databehandleren pålægger sine underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne Aftale og er over for Dataansvarlig ansvarlig for underdatabehandlernes opfyldelse heraf. Telavox AB og Microsofts egne, løbende opdaterede lister over underdatabehandlere er en del af Bilag 1 via de angivne links.

8. Overførsel til tredjelande

Personoplysninger behandles og opbevares som udgangspunkt inden for EU/EØS. Overførsel til lande uden for EU/EØS sker kun, når det er nødvendigt for levering af ydelsen (fx fjernsupport fra leverandørens globale supportorganisation, eller opkald til og fra numre uden for EU/EØS), og kun på et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller EU-U.S. Data Privacy Framework. Lydoptagelser, transskriptioner og AI-genererede referater fra Telavox behandles og opbevares inden for EU/EØS.

9. Samtaleoptagelse og AI-funktioner i telefoni

Ansvar for lovlig optagelse: Dataansvarlig er ansvarlig for, at optagelse af samtaler sker i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne og Datatilsynets vejledning om optagelse af telefonsamtaler, herunder formål, oplysning af de optagede og sletning. Databehandleren hjælper gerne med opsætningen i Telavox.

10. Tilsyn

Dataansvarlig har ret til at føre tilsyn med Databehandlerens overholdelse af Aftalen og kan en gang årligt – eller ved begrundet mistanke om brud – anmode om dokumentation for de iværksatte foranstaltninger. Databehandleren bistår ved revisioner inden for rimelighedens grænser og mod dækning af rimelige omkostninger, hvis tilsynet går ud over udlevering af eksisterende dokumentation. Dokumentation fra underdatabehandlere (fx ISO 27001-certificeringer og revisionserklæringer) stilles til rådighed i den form, underdatabehandleren udgiver den.

11. Varighed, ophør og sletning

Aftalen gælder, så længe Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af Dataansvarlig, og ophører automatisk, når alle omfattede ydelser er ophørt. Ved ophør sletter Databehandleren de personoplysninger, Databehandleren selv opbevarer, eller returnerer dem til Dataansvarlig efter dennes valg, medmindre lovgivning kræver opbevaring. Data hos underdatabehandlere (fx Telavox og Microsoft) slettes i overensstemmelse med leverandørens vilkår, når abonnementet ophører; Databehandleren bistår med eksport forud for ophør, hvis Dataansvarlig anmoder om det i rimelig tid.

12. Ansvar og lovvalg

Parterne er ansvarlige efter databeskyttelsesforordningen og dansk ret. Databehandleren er ansvarlig for egen uagtsomhed og misligholdelse af Aftalen. Ved uoverensstemmelse mellem denne Aftale og parternes øvrige aftaler har denne Aftale forrang for så vidt angår behandling af personoplysninger. Aftalen er underlagt dansk ret med Retten i Viborg som værneting.

13. Underskrift

Undertegnede bekræfter at være tegningsberettiget for Dataansvarlig eller på anden vis bemyndiget til at indgå Aftalen på virksomhedens vegne. Aftalen træder i kraft ved underskrift.

Jeg accepterer, at tidspunkt, IP-adresse og enhed registreres som dokumentation for denne underskrift, jf. databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Bilag 1 – Underdatabehandlere

Gældende pr. 27-10-2026. Opdateret liste kan altid rekvireres hos Databehandleren.

A. Databehandlerens underdatabehandlere (standard)

Underdatabehandler	Ydelse / formål	Placering af data	Overførselsgrundlag
Telavox AB Malmö, Sverige	Drift af telefoniplatform, omstilling, mobil og fastnet, samtaleoptagelse og voicemail. Anvender selv underdatabehandlere, jf. afsnit B.	Sverige / EU	Ikke relevant (EU)
Microsoft Ireland Operations Ltd.	Drift af Microsoft 365 (Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams, Entra ID)	EU-datacentre (EU Data Boundary). Global support kan tilgå data fra tredjelande.	SCC / EU-U.S. Data Privacy Framework
Bitdefender SRL	GravityZone-sikkerhedsplatform	Rumænien / EU; global infrastruktur afhængigt af service	SCC ved tredjelandsoverførsel

B. Telavox AB's underdatabehandlere – telefoni (standard)

Telavox AB's samlede, løbende opdaterede liste (version 4.0, 20-03-2025) findes på telavox.se/juridisk-information/telavoxs-sub-processors. De væsentligste for danske kunder er:

Underdatabehandler	Formål	Placering af data
Kraftringen AB, Equinix Sweden AB, Digital Realty Sweden AB	Hosting af driftsdatabase og infrastruktur, herunder lydoptagelser	Sverige / EU
Google Cloud EMEA Ltd.	Ekstern lagring af trafikdata og statistisk analyse af anonyme data	EU/EØS
HubSpot Inc.	Supportplatform (sagsbehandling)	EU/EØS
Nuuday A/S, Norlys A/S, Telia Company AB, Telenor ASA	Mobilnet og teletrafik	EU/EØS
PostNord AB	Distribution af SIM-kort	EU/EØS

C. Telavox AB's underdatabehandlere – tilvalgsfunktioner

Anvendes kun, når Dataansvarlig har bestilt eller aktiveret funktionen.

Underdatabehandler	Funktion	Formål	Placering af data
Sana Labs AB AI	Telavox AI Assist	Transskription af optagede samtaler	EU/EØS
Google Gemini / Google Vertex (Google Cloud EMEA) AI	Telavox AI Assist	AI-genererede referater, resuméer og handlingspunkter	EU/EØS
Eleven Labs Inc. AI	Telavox AI-tjenester	Tale-til-tekst og tekst-til-tale	EU/EØS
Voxo AB	Voicemail-transskription	Tale-til-tekst for voicemails	Holland (primær) og Irland (replika)
Destiny Analytics AB	Udvidet statistik	Rapportering og analyse af opkaldsdata	EU/EØS
Cention Group AB	Contact Center	Platform til contact center-løsning	EU/EØS – teknisk support kan efter aftale tilgå data uden for EU/EØS

D. Microsofts underdatabehandlere

Microsofts liste over underdatabehandlere og oplysninger om EU Data Boundary findes på microsoft.com/trust-center (Service Trust Portal). Microsoft varsler ændringer med mindst 6 måneder.